3 bước xác định hệ thống tổng đài phù hợp

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu và cơ sở hạ tầng

Trước khi chọn thiết bị, bạn cần trả lời rõ:

Cần bao nhiêu máy nhánh?

Trong hiện tại và khả năng mở rộng trong tương lai.

Cần những tính năng gì?

CNSG24H liệt kê một số tính năng phổ biến thường dùng, ngoài ra còn nhiều tính năng đặc thù khác nhau.

Bạn hãy xác định mình cần những tín năng gì để lựa chọn hệ thống cho phù hợp

• Gọi nội bộ miễn phí: Trong cùng hệ thống có thể gọi nhau bằng mã ngắn (ext: 101, 102…) → Giảm chi phí, tăng tốc độ liên lạc
• Gọi ra ngoài dùng chung số điện thoại: Giảm chi phí thuê bao với nhà cung cấp
• Chuyển cuộc gọi (Call Transfer): Chuyển máy cho người khác khi đang nghe máy → Không cần đọc số lại, không cúp máy, tiện lợi và chuyên nghiệp
• Giữ cuộc gọi & nhạc chờ (Hold & Music On Hold): Tạo trải nghiệm tốt hơn trong lúc khách chờ → Có thể phát nhạc, quảng cáo, thông báo…
• Gọi nhóm (Ring Group): Một số máy cùng đổ chuông khi có cuộc gọi đến (ví dụ bộ phận CSKH) → Tăng khả năng nghe máy nhanh
• Lời chào tổng đài (IVR – Auto Attendant): Ví dụ: “Bấm 1 để gặp kinh doanh, bấm 2 gặp kỹ thuật…” → Tự động phân phối cuộc gọi, giảm tải lễ tân
• Đổ chuông theo thời gian (Time Condition): Ví dụ: Ngoài giờ sẽ phát lời chào khác, đổ chuông ra phòng bảo vệ,… → Giúp công ty hoạt động chuyên nghiệp 24/7
• Hiển thị số gọi đến (Caller ID): Biết ai đang gọi tới, phục vụ cá nhân hóa chăm sóc → Một số hệ thống còn tích hợp CRM
• Phân quyền theo máy nhánh gọi ra: Hạn chế gọi ra ngoài, có mật khẩu mới được phép gọi,… → Giảm chi phí và kiểm soát rò rỉ thông tin
• Ghi âm cuộc gọi (Call Recording): Theo dõi, đánh giá, đào tạo hoặc tra cứu lại nội dung cuộc gọi → Cực kỳ quan trọng với CSKH, kinh doanh
• Chặn số điện thoại gọi đến: Theo số điện thoại gọi đến quấy rối, làm phiền
• Gọi ra ngoài qua nhiều nhà mạng (Least Cost Routing): Ví dụ số khách hàng là Viettel sẽ tự lấy đầu số Viettel gọi → Tối ưu chi phí cước gọi
• Có nhiều chi nhánh và muốn gọi nội bộ với nhau: Tiết kiệm chi phí cước gọi

Hiện trạng hạ tầng như thế nào?

• Đã có sẵn dây chưa? Nếu chưa có thì có thể đi dây được không?
• Khu vực lắp có WiFi mạnh và ổn định không? (trường hợp dùng điện thoại IP không dây)

⟶ Việc khảo sát kỹ giúp tránh chọn sai loại thiết bị, không phù hợp với yêu cầu

Bước 2: Chọn hệ thống phù hợp

Sau khi nắm rõ nhu cầu, bạn có thể dễ dàng chọn được hệ thống phù hợp

⟶ Mỗi loại có ưu nhược riêng. Nên xem xét kỹ khả năng mở rộng, chi phí bảo trì và tính ổn định lâu dài.

Bước 3: Chọn đơn vị triển khai uy tín

Dù chọn hệ thống tốt đến đâu, nhưng thi công sai thì vẫn gây lỗi, khó dùng, khó mở rộng nâng cấp. Do đó, bạn cần:

• Chọn đơn vị có kinh nghiệm triển khai thực tế
• Được tư vấn cụ thể phù hợp với theo nhu cầu
• Hỗ trợ thi công, cài đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo trì lâu dài

Một đơn vị uy tín sẽ giúp bạn:

• Thiết kế hệ thống tối ưu
• Đồng hành trong quá trình triển khai
• Hỗ trợ làm việc với các bên liên quan
• Đảm bảo tiến độ thi công
• Hạn chế phát sinh chi phí
• Bàn giao hệ thống dễ dùng, dễ bảo trì, dễ mở rộng