Nâng cấp hệ thống tổng đài: Analog sang VoIP

1. Tổng Quan Về Việc Nâng Cấp Tổng Đài Analog Sang VoIP

Trong thời đại số, việc nâng cấp từ tổng đài analog sang tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol) là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa hệ thống liên lạc.

Theo thống kê, hơn 70% doanh nghiệp trên thế giới đã chuyển đổi sang VoIP để tận dụng các tính năng hiện đại như tích hợp CRM, Call Center, ghi âm cuộc gọi, và quản lý hệ thống linh hoạt hơn.

2. Các Phương Án Nâng Cấp Hệ Thống Tổng Đài

2.1. Tận Dụng Hệ Thống Dây Và Điện Thoại Bàn Hiện Có

Thiết bị cần trang bị

• Tổng đài IP
• Bộ chuyển đổi tín hiệu FXS (Analog sang IP)
• Bộ chuyển đổi tín hiệu FXO (IP sang Analog)

Các bước triển khai

1. Thay thế tổng đài analog bằng tổng đài IP mới.
2. Lắp đặt bộ chuyển đổi FXS vào hệ thống dây máy nhánh.
3. Lắp đặt bộ chuyển đổi FXO vào hệ thống dây bưu điện.
4. Cấu hình và kết nối lại toàn bộ hệ thống.

Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí đầu tư.
• Hệ thống có thể dần chuyển đổi sang điện thoại IP trong tương lai.

2.2. Nâng Cấp Hệ Thống Mới Hoàn Toàn – Dùng Chung Hạ Tầng Mạng

Nguyên lý hoạt động: Hệ thống điện thoại IP sử dụng chung đường truyền mạng nội bộ với máy tính.

Thiết bị cần trang bị:

• Tổng đài IP
• Điện thoại bàn IP

Các bước triển khai:

1. Gỡ bỏ hệ thống tổng đài cũ.
2. Kết nối tổng đài IP vào hệ thống mạng LAN.
3. Gắn nối tiếp máy tính -> điện thoại bàn IP -> Switch mạng.
4. Cấu hình và kiểm tra kết nối hệ thống.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí triển khai dây mạng mới.
• Khai thác tối đa các tính năng hiện đại của điện thoại IP.

2.3. Xây Dựng Hệ Thống Tổng Đài VoIP Độc Lập

Nguyên lý hoạt động: Hệ thống tổng đài VoIP hoạt động trên một hệ thống mạng riêng biệt, tách biệt với hệ thống mạng máy tính.

Thiết bị cần trang bị:

• Tổng đài IP
• Điện thoại IP
• Dây mạng chuyên dụng
• Switch mạng
• Đội ngũ thi công

Các bước triển khai:

1. Thi công hệ thống cáp mạng LAN nội bộ dành riêng cho tổng đài.
2. Lắp đặt hệ thống tổng đài độc lập.
3. Cấu hình và kết nối hệ thống điện thoại IP.
4. Kiểm tra và đưa hệ thống vào vận hành.

Ưu điểm:

• Hệ thống hoạt động ổn định, ít bị ảnh hưởng bởi các tác động từ hệ thống mạng nội bộ của doanh nghiệp.
• Hạn chế tình trạng độ trễ, đảm bảo chất lượng liên lạc cao.
• Khi có sự cố, hệ thống điện thoại không bị ảnh hưởng bởi các lỗi mạng máy tính.

3. Lợi Ích Khi Chuyển Đổi Tổng Đài Analog Sang VoIP

• Tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ: Cước gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí.
• Quản lý hệ thống dễ dàng: Điều chỉnh, mở rộng số máy nhanh chóng.
• Tích hợp linh hoạt: Kết nối dễ dàng với các phần mềm quản lý khách hàng (CRM), tổng đài chăm sóc khách hàng (Call Center).
• Nâng cấp được trải nghiệm của khách hàng

4. Dịch vụ

Việc nâng cấp tổng đài từ analog lên VoIP là một bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo hệ thống liên lạc hiện đại, linh hoạt.

Tùy theo nhu cầu và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án phù hợp để triển khai hiệu quả nhất.